Dossieropbouw

Voor wie is dossieropbouw van belang?

Is dossieropbouw voor iedereen noodzakelijk? Als je een indeling van je personeel maakt, is onderstaande norm-verhouding redelijk representatief voor middelgrote bedrijven:

10% groene werknemers (talenten);

80% oranje werknemers (normaal tot zeer goed functionerende werknemers);

10% rode werknemers (onderpresteerders).

Voor alle werknemers moet je sowieso een personeelsdossier aanmaken en bijhouden. Daarin neem je verplichte zaken op zoals een stamkaart en een arbeidsovereenkomst, maar ook beoordelingsverslagen en scholingsafspraken. Er gelden wettelijke bewaartermijnen.

Maar wat als een werknemer zich misdraagt, disfunctioneert, vaak om onduidelijke redenen ziek is of waarmee je geregeld overhoop ligt? Dit betreffen over het algemeen de rode werknemers en die groep kost je de meeste energie. Nog geen 20% van je werknemers nemen 80% van je tijd in.

Je moet deze groep nauwlettend in de gaten houden. Dreigt een rode medewerker onder de ondergrens te zakken? Dan komt het aan op dossieropbouw. Bereid je voor op een verbetertraject of op het geven van een schriftelijke waarschuwing.

Wat is dossieropbouw?

Er is een onderscheid in dossiervorming en dossieropbouw. Je praat over dossiervorming als je belangrijke gebeurtenissen over het functioneren van een werknemer vastlegt. We beperken ons in dit artikel tot dossieropbouw.

Dossieropbouw bij onvoldoende functioneren is het vastleggen van gebeurtenissen om tot een eventueel toekomstig ontslag te komen. Je bereidt je in ieder geval voor op een ontslag door schriftelijke (bewijs) stukken te verzamelen.

Wellicht hoeft het niet zo ver te komen en geeft de medewerker een positieve draai aan zijn functioneren. Maar voor dossieropbouw geldt: beter veiligheid vooraf, dan spijt achteraf.

Een dossier moet bestaan uit schriftelijke stukken waaruit blijkt
- dat de werknemer is gewezen op zijn tekortkomingen; en
- op welke manier jij als werkgever inspanningen hebt verricht om aan te brengen.

Dit zijn verbeteringen in het functioneren of in het gedrag van de werknemer. Ook kunnen dit verbeteringen zijn in de arbeidsrelatie tussen werknemer en werkgever.

Voorbeelden van dossieropbouw:

  • Interne memo’s of notities alleen bieden geen of anders onvoldoende reden voor een ontslag. Het heeft weinig zin om alleen deze stukken in te brengen omdat deze niet zijn gezien door de werknemer.

Wanneer dossieropbouw?

Het is tijd voor dossieropbouw als je voelt dat er iets niet in de haak is. Een klassiek voorbeeld is te laat komen. Een keer te laat komen kan iedereen overkomen. Maar wat als een medewerker iedere week te laat komt? Moet je daar wat van zeggen?

Als je wilt dat de medewerker een positieve verandering in zijn gedrag aanbrengt, dan moet je hierover in gesprek met elkaar gaan. Maar wanneer zet je iets op papier? Dat doe je als je merkt dat de medewerkers niets heeft geleerd uit dat gesprek.

Het is dan tijd voor actie. Je treft maatregelen met als doel dat de werknemer in het vervolg niet meer te laat komt. Geen woorden, maar daden. Het is belangrijk dat je ook kunt bewijzen dat de werknemer steeds te laat komt. Dit doe je door tijden te noteren, de medewerker hiermee te confronteren en vervolgens een kort gespreksverslag per mail aan hem te bevestigen.

Het dossier heeft extra bewijskracht als de medewerker de stukken ondertekent. Het is niet altijd noodzakelijk. Je moet dan wel aantonen dat de medewerker de mail heeft ontvangen. Dat kan door:

  • om een leesbevestiging vragen (bij het openen van de mail);
  • om een reactie te vragen in de mail; stuur een herinnering als de medewerker niet tijdig reageert. Spreek hem hier mondeling op aan en verzoek hem alsnog een reactie te mailen.
  • jezelf als afzender in de cc. te zetten. Dit is een bevestiging dat de medewerker de mail ook heeft ontvangen;
  • een aangetekende brief per post te sturen;
  • een afspraak met de medewerker te maken en de brief voorlezen en vervolgens voor ontvangst laten tekenen.

Wanneer begin je nog meer aan dossieropbouw? Vaak wanneer het functioneren of het gedrag van de medewerker te wensen overlaat. Je stoort je aan zaken. Even aankijken kan geen kwaad, maar accepteer geen disfunctioneren of onaanvaardbaar gedrag. Als andere medewerkers zien dat je hier niet tegen optreedt, ontstaat onduidelijkheid en willekeur en is vaak het begin van het einde. Zwakke werknemers verzwakken je, sterke werknemers versterken je.

Geen tijd of zin in dossieropbouw?

Dossieropbouw is tijdrovend en geeft je negatieve energie. Een slecht functionerende werknemer kost onnodig veel geld. Deze lastpost gaat niet uit zichzelf weg en de transitievergoeding loopt alleen maar verder op.

STOP voor het te laat is en besteed liever je tijd aan medewerkers die goed functioneren. Maak van een '4' geen '5' maar liever van een '7' een '9'. Neem daarom snel afscheid van werknemers die niet goed genoeg zijn. De Personeelsman helpt je hierbij.

Geen verplichtingen. Vandaag nog een reactie.

Het nut van dossieropbouw

Je besluit staat vast. Deze werknemer moet en zal positieve verandering aanbrengen in zijn functioneren. Doet hij dit niet? Dan wil je dat hij het bedrijf gaat verlaten. Hij functioneert toch voor geen meter, klaagt alleen maar en je bent teveel tijd kwijt met controleren. Nog erger, je verliest klanten en omzet. Dit heeft hij toch zelf ook wel in de gaten?

Je hebt de hoop dat je er samen met de medewerker uitkomt. Je wilt hem confronteren met zijn functioneren en zijn gedrag en inspelen op zijn gevoel: "is het niet beter dat je eens om je heen gaat kijken". In het meest ideale scenario gebeurt dit ook. De medewerker trekt zijn conclusies en neemt zelf ontslag of wil een regeling voor ontslag met wederzijds goedvinden treffen.

Maar wat als....

Tot zo ver het ideale scenario. De praktijk is weerbarstig en het loopt vaak niet zoals je hoopt. Wat als de medewerker dwars gaat liggen? Hij herkent niet wat je zegt. Of hij houdt zich van de domme. Ook wil hij zelf geen ontslag nemen. Dit leidt namelijk tot inkomensverlies. De hypotheek moet ook betaald worden.

Met een beetje pech begint de werknemer zelf met het aanleggen van een dossier. Een beetje handige advocaat kan al snel de situatie te verdraaien. Opeens ben jij degene die verzaakt. Zo heb je niet voldoende begeleiding gegeven. Of heb je geen training aangeboden.

Je kunt in het ontslagrecht niet zo maar een werknemer ontslaan. Een zekerheid is zijn tijdelijke contract niet te verlengen of afscheid te nemen in de proeftijd. Heeft de medewerker een vast contract (een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd)? Dan zul je een ontslagprocedure moeten opstarten bij het UWV of bij de kantonrechter. In zo'n procedure komt het er op aan of je voldoende ‘bewijzen’ hebt. Is het dossier ‘dik genoeg’, dan is het mogelijk dat ontslag volgt.

Goede dossieropbouw is (meer dan) het halve werk

Het belang van een volledig en goed opgebouwd personeelsdossier is van cruciaal belang. Als ontslag dreigt, zul je nu alle zeilen moeten bijzetten om de toetsingseisen van de kantonrechter (o.a. bij disfunctioneren of wangedrag) of het UWV (o.a. bij ziekte) te kunnen doorstaan.

Afhankelijk van de reden van het ontslag wordt onder meer getoetst op:

Dit betekent dat je regelmatig beoordelings- en functioneringsgesprekken moet houden en schriftelijk vastlegt. Je moet dus kunnen aantonen dat je de werknemer voldoende begeleid hebt, hoe je dit hebt gedaan en wat het resultaat was. Om de toets op de scholingsplicht te doorstaan, moet je de scholingsactiviteiten goed registreren en opslaan in het personeelsdossier. Doe je dit niet? Dan sta je 1-0 achter.

Geen tijd voor en 4 andere excuses

Ontsla je een werknemer zonder ook maar iets op papier te hebben gezet over zijn functioneren of gedrag? Dan ben je kansloos in een ontslagprocedure. Zorgvuldige dossieropbouw voorkomt veel onnodige schade, zowel bij de werknemer als voor jou als werkgever.

Maar niet iedere werkgever doet aan dossieropbouw. We hebben de top 5 meest gehoorde excuses voor je op een rij gezet.

  • Geen tijd voor dossieropbouw (ik doe liever zijn werk erbij).
  • Ik vind het lastig om disfunctioneren bespreekbaar te maken (aanspreken is gewoon niet mijn ding).
  • Geen idee wat ik moet doen (ik vind het lastig wat ik wel en wat ik niet mag zeggen).
  • Vroeger functioneerde hij prima; het zal wel een dipje zijn (ik kijk het nog even aan).
  • Hij zal toch vanzelf wel eens weggaan? (ach, het zal mijn tijd wel duren)

Voor al deze excuses is een oplossing. De Personeelsman helpt je bij dossieropbouw. Dit kan met één van onze 20 gratis stappenplannen via onze e-book pakketten. Hierin vind je meer tips & trucs en tools zoals formulieren, voorbeeldbrieven en checklisten.

Liever niet de dossieropbouw alleen doen? Wij helpen je bij het opstellen van gespreksverslagen en adviseren wat je het best kunt doen om jouw doel te bereiken.

Het gesprek is zonder verplichtingen en geeft snel inzicht in je mogelijkheden

Hoe zorg ik voor goede dossieropbouw?

Het belang van goede dossieropbouw is duidelijk. Leg je niets schriftelijk vast over het disfunctioneren? Kun je niets aantonen over zijn wangedrag? Dan zal een ontslagprocedure niet succesvol zijn. De werknemer blijft in dienst van je bedrijf. Je bent vervolgens volledig afhankelijk van zijn medewerking voor een ontslag met wederzijds goedvinden. Dit betekent vaak de 'hoofdprijs' in de vorm van een flinke ontslagvergoeding.

Je moet 'ergens' beginnen met dossieropbouw. En liefst zo snel mogelijk. Een beoordelingsgesprek aan het einde van het jaar lijkt een mooi moment. Maar je bent dan al te laat als je de werknemer niet eerder hebt aangesproken. De negatieve beoordeling komt dan voor hem als een 'totale' verrassing.

Lees de tips over het geven van een slechte beoordeling.

Geef je de werknemer zonder onderbouwing of aanleiding een onvoldoende? Dit vergroot de kans op een arbeidsconflict. De werknemer meldt zich mogelijk ziek en kruipt in de slachtofferrol. De rollen zijn opeens omgedraaid. De werknemer kan aantonen dat jij van de werknemer af wilt. En dat helemaal vanuit het nieuws.

Heb je geen goed dossier? Dan betaal je mogelijk een billijkheidsvergoeding als de werknemer kan aantonen dat je je niet als een goed werkgever gedraagt (bijvoorbeeld wegpesten). Deze vergoeding komt boven op de transitievergoeding en kost je tienduizenden euro's.

Merk je dat een werknemer zijn werkzaamheden al een tijdje (een paar weken, maximaal een maand) niet naar behoren uitvoert? Spreek hem dan altijd aan op slecht functioneren. Leg dit schriftelijk vast.

Heb je dit niet voldoende gedaan? Gebruik dan het beoordelingsgesprek om de werknemer te confronteren met zijn mindere functioneren. Dit doe je door hem over het hele beoordelingsjaar een  'voldoende' (en zeker geen goed) te geven. Vermeld in het verslag dat het functioneren over de afgelopen periode (flink) achteruit is gegaan. Over het hele jaar is functioneren nog (net) voldoende. Je geeft duidelijk aan dat je niet wilt dat de medewerker door de ondergrens zakt.

Aandachtspunten bij goede dossieropbouw

  • Let op dat het disfunctioneren geen gevolg is van bijvoorbeeld ziekte, arbeidsomstandigheden en scholing. Meer tips? Lees het stappenplan ontslag door disfunctioneren.
  • Bij dossieropbouw is het belangrijk dit consequent te doen. Pas op voor contra-indicaties. Heeft de werknemer een succesje behaald? Je hoeft hem niet de hemel in te prijzen. Zeker niet op papier!
  • Let dus op bij afsluitende beoordelingsverslagen met algemene afsluiters als "Bedankt voor je inzet en je loyaliteit dit jaar. Ook bonussen zijn uit den boze als de werknemer hier geen aanspraak op maakt. Als er sprake is van een winstuitkering of groepsbonus (onderling resultaat van een filiaal), kun je dit nuanceren.
  • De druk op een werknemer kan zo groot worden dat hij zich ziek meldt. Voorkom dit
    door hem vertrouwen te geven en kritiekpunten op een zo positieve manier te bespreken en hierover afspraken te maken. Meldt de werknemer zich toch ziek? Maak hier melding van in de gespreksverslagen en leg een link met het functioneren (de druk niet aankunnen). Dit komt van pas bij een oproep bij de bedrijfsarts (speel open kaart en stuur het gespreksverslag ter info toe) of in geval van een verstoorde arbeidsrelatie.
  • Begaat de werknemer grote missers of ernstige incidenten? Is er sprake van wangedrag of wanprestatie? Of komt hij (herhaaldelijk) zijn verplichtingen niet na? Wijs de werknemer dan ook via een schriftelijke waarschuwing op zijn gedrag/slechte functioneren.
  • Benoem nooit aan je medewerker dat je bezig bent met ‘dossieropbouw’. Dit heeft een negatieve bijklank en kan mogelijk in een vroegtijdig stadium tot misverstanden/escalaties leiden. Een handige jurist weet hier wel raad mee. Het is overduidelijk dat u een dossier tegen mijn cliënt opbouwt.
Dossieropbouw en goed werkgeverschap

De goede arbeidsrelatie tussen werknemer en werkgever verandert vaak bij dossieropbouw. Feit blijft dat de werkgever en de werknemer verplicht zijn zich als een goed werkgever en werknemer te gedragen. Dit is bij wet vastgelegd in het burgerlijk wetboek. Dit houdt in dat jullie er beide rekening moeten houden met

- goed werkgeverschap en goed werknemerschap;
- de eisen van redelijkheid en billijkheid;

Bij dossiervorming vertaalt zich het goed werkgeverschap in de verplichting om zorgvuldig te handelen en de gerechtvaardigde belangen van de werknemer niet uit het oog te verliezen. Lees meer over goed werkgeverschap & goed werknemerschap.

Dossieropbouw en privacy

In de Privacywet zijn definities opgenomen over ‘verwerking’ en ‘persoonsgegevens’ in het personeelsdossier. Houd hierbij rekening met uitgangspunten als:

  • toepassen van hoor en wederhoor. je stelt de werknemer in gelegenheid zich te verweren;
  • zorgvuldig en duidelijk formuleren;
  • leg alleen zaken vast die er toe doen (door passages te kopiëren en te plakken);
  • beveilig het dossier tegen verlies, diefstal en onbevoegd gebruik;
  • gebruik bij klachten van klanten hun initialen waardoor de namen niet te herleiden zijn;
  • bewaar gegevens niet onnodig lang. Raadpleeg de gratis checklist.

Tips voor dossieropbouw

Hieronder volgen nog wat laatste tips. Realiseer je dat iedere case maatwerk is en om een specifieke aanpak vraagt.

1. Aangetekend versturen of persoonlijk overhandigen?

Van essentieel belang is dat je belangrijke schriftelijke stukken persoonlijk aan de medewerker overhandigd. Of anders verstuur je dit per aangetekende post. Bij voorkeur overhandig je de brief persoonlijk waarbij je de werknemer verzoekt om deze brief 'voor gezien' te tekenen.

Eenzijdige mededelingen van de ene partij aan de ander hebben volgens de rechter voldoende bewijskracht. Waar een rechter op let is:

- zijn de eenzijdige mededelingen ook onderbouwd; en of

- heeft de ander hierop gereageerd ("ik kan mij niet vinden in uw bewering omdat .... ").

  • Laat alle gespreksverslagen bij voorkeur ‘voor gezien’ ondertekenen. Een werknemer tekent vrijwel nooit ‘voor akkoord’. Verspil hier verder geen energie aan. Neem daarom in de afsluiting van iedere brief een goede afsluiting op. Een voorbeeld is dat de medewerker binnen 14 dagen schriftelijk motiveert als hij het ergens niet mee eens is. Doet hij dit niet, dan mag je er van uitgaan dat hij akkoord is met de inhoud. In alle voorbeeld gespreksverslagen uit het verbetertraject is deze afsluitende bepaling opgenomen.
  • Wil de werknemer ook niet voor gezien tekenen? Verstuur de bevestiging dan aangetekend met een begeleidende brief. Spreek de werknemer hier ook mondeling op aan.
  • Lees de verslagen bij overhandiging bij voorkeur aan de medewerker voor. Vraag meteen of het verslag duidelijk voor hem is. Daarmee komt vast te staan dat hij bekend is met de inhoud daarvan. Bovendien heeft hij de kans een weerwoord te geven (hoor en wederhoor).
2. Zorg voor een actuele functiebeschrijving

Een functiebeschrijving maakt standaard onderdeel uit van een ontslagdossier. Geen actuele functiebeschrijving beschikbaar? Maak bijv. samen met de werknemer en/of zijn collega een functiebeschrijving. Dit maakt ook meteen de taken en verantwoordelijkheden helder. Vindt een werknemer dat specifieke taken niet tot zijn functie horen? Dan heb je een mooie opening voor een verhelderend gesprek.

3. Leg het functioneren vast

Voer minimaal eenmaal per jaar een beoordelings- en functioneringsgesprek. Maak daarbij een concreet en duidelijk verslag. Heb je dat niet gedaan? Let dan op de geloofwaardigheid van je dossieropbouw. Vijf jaar lang geen vuiltje aan de lucht en opeens voldoet de werknemer niet meer? Dat komt niet over als 'opbouw' maar als 'zoeken naar een reden voor ontslag'. Belangrijke voorwaarden voor ontslag zijn:
-  dat je een werknemer niet zomaar mag confronteren met disfunctioneren
-  dat een werknemer sowieso de tijd krijgt om zich te verbeteren

4. Zorg voor duidelijke regels

Werknemers hebben behoefte aan duidelijkheid. Bijvoorbeeld bij ziekte of over gedragsregels op het werk. Betrek het personeel of de ondernemingsraad bij het opstellen van personeelsregelingen zoals een huishoudelijk reglement of een gedragscode. Dit vergroot niet alleen het draagvlak. Het zorgt ook voor meer zeggingskracht bij de kantonrechter.

5. Dossieropbouw en de CAO

Controleer altijd of er in je CAO verdere verplichtingen gelden voor het voeren van gesprekken en verslagen.

Dossieropbouw bij ontslag: hoever ga je terug?

Wil je een medewerker ontslaan wegens disfunctioneren of slecht werknemerschap? Zorg er dan voor dat je een actueel dossier hebt. De rechter accepteert het niet wanneer je te ver terug in de tijd gaat.

Bij de behandeling van een ontslagzaak weigerde de kantonrechter te kijken naar incidenten van 8 jaar terug. Daarna waren er vier jaar lang geen incidenten geweest. Het kan volgens de kantonrechter niet zo zijn dat incidenten in een ver verleden een werknemer zijn gehele carrière blijven achtervolgen. Lees de uitspraak.

Hulp nodig bij dossieropbouw?

Dossiervorming is van cruciaal belang als je afscheid wilt nemen van een disfunctionerende werknemer. Werkt hij niet mee aan ontslag? Dan moet je een volledig en actueel ontslagdossier hebben opgebouwd. Dit kost je de nodige tijd en negatieve energie. Geen dossieropbouw? Dan geen (betaalbaar) ontslag en de transitievergoeding loopt iedere maand alleen maar verder op.

De Personeelsman helpt je met dossieropbouw een betaalbaar ontslag te realiseren. Wij maken een quickscan van mogelijkheden (bijv. klachten van klanten) en stellen bijvoorbeeld gespreksverslagen voor je op of controleren deze. Ook kunnen we het gesprek vooraf samen voorbereiden of desgewenst samen voeren. De Personeelsman zorgt dan voor de vastlegging en hebt er verder geen omkijken naar.

dossieropbouw

Judith van Wijck Jurriaanse

Rob van Dongen

Het gesprek is zonder verplichtingen en geeft snel inzicht in je mogelijkheden

Download gratis e-book