Stappenplan verbetertraject bij slecht functioneren van een werknemer

Verbetertraject bij slecht functioneren van een werknemer noodzakelijk

In het huidige ontslagrecht is het niet (meer) mogelijk om de arbeidsovereenkomst te beëindigen met een paar waarschuwingen en een onvoldoende beoordeling. Er wordt van jouw goed werkgeverschap verwacht bij een slecht functionerende werknemer. Je hebt een belangrijke rol om zijn functioneren op een acceptabel niveau te krijgen. Dit doe je met een verbetertraject bij slecht functioneren van een werknemer.

Je moet op papier laten zien dat je er alles aan gedaan hebt om het slechte functioneren op een acceptabel niveau te krijgen.

Hieronder lees je hoe je een verbetertraject bij slecht functioneren van een werknemer opzet en uitvoert. Dit is echter een samenvatting (!) In het gratis e-book lees je meer over het verbetertraject. Je kunt ook vrijblijvend een kosteloos advies vragen bij slecht functioneren van een werknemer.

Verplichtingen verbetertraject

Wat zijn de verplichtingen bij een verbetertraject bij slecht functioneren van een werknemer?

In het ontslagrecht bestaat voor werkgevers een wettelijke plicht om een verbetertraject te voeren. Ontslag vanwege disfunctioneren is namelijk alleen mogelijk als:

  • de werkgever de slecht functionerende werknemer tijdig van het disfunctioneren in kennis heeft gesteld;
  • de werkgever hem in voldoende mate in de gelegenheid heeft gesteld zijn functioneren te verbeteren;
  • het slecht functioneren van een werknemer is niet het gevolg van onvoldoende zorg voor scholing of onvoldoende zorg voor de arbeidsomstandigheden;
  • het slecht functioneren van een werknemer mag niet zijn veroorzaakt door ziekte of gebrek.

De wet schrijft overigens niet voor op welke manier het verbetertraject moet gebeuren. De beoordeling is als het ware 'vormvrij', maar is ook zeker niet vrijblijvend. Ga daarom op 'safe' en besteed geen tijd om het wiel uit te vinden. Download de volledige versie van het e-book ontslag door disfunctioneren. Hierin vind je handige formats, modellen en voorbeeldbrieven die juridisch gecontroleerd zijn.

Voorbereiding verbetertraject bij slecht functioneren

Niets helpt... Je hebt je slecht functionerende werknemer meerdere malen gewezen op zijn slecht functioneren. Je hebt dit zowel mondeling als schriftelijk gedaan, bijvoorbeeld door hem een slechte beoordeling te geven.

Het is tijd voor een verbetertraject waarin je de werknemer een laatste kans geeft om zijn functioneren op een acceptabel niveau te krijgen. Je hangt hier consequenties aan, bijvoorbeeld een demotie (terugplaatsing in een lagere functie) of ontslag. Het komt dan aan op dossieropbouw om deze consequenties bij een negatief afgesloten verbetertraject door te voeren.

Je bereidt je allereerst goed voor op het gesprek. Je hebt al een dossier aangelegd en maakt hier een samenvatting van. Voor jou is duidelijk wat de tekortkomingen van de werknemer zijn en je formuleert deze in een concept probleemstelling en verbeterpunten.

Ofwel, wat is het probleem en wat gaan we er aan doen? Gebruik de checklist verbetertraject bij slecht functioneren van een werknemer om vooraf alle belangrijke zaken in te vullen waardoor het gesprek soepeler verloopt. Je bent dan op alles voorbereid.

Je nodigt de slecht functionerende werknemer formeel uit voor een verbetertraject en stuurt vooraf een uitnodiging toe liefst voorzien van aanvullende informatie over het verbetertraject. Dit schept duidelijkheid voor de werknemer. Hij kan zich later niet beroepen dat hij van niets wist.

Ook is dit handig voor jezelf omdat je een duidelijke leidraad hebt. Ook kun je deze informatie meesturen als het aankomt op ontslag zodat de kantonrechter weet dat je adequaat gehandeld hebt.

Eerste formele gesprek – de voorbespreking

Je legt in eerste instantie kort aan de slecht functionerende werknemer uit waarom je dit gesprek voert. Het moet hem duidelijk zijn dat er sprake is van een formeel verbetertraject. Je legt ook uit wat dit inhoudt, wat er de komende tijd gaat gebeuren en (erg belangrijk) wat de consequenties zijn.

Je gebruikt hiervoor het gespreksverslag voorbespreking verbetertraject. Dit geeft je een goede leidraad hoe je dit gesprek moet voeren en welke vragen je moet stellen.

Als de werknemer de toegezonden informatie over het verbetertraject goed heeft doorgenomen, dan loopt het gesprek naar verwachting soepeler. Het gesprek kost de nodige (voorbereidings)tijd en energie, maar is van groot belang als het aankomt op ontslag. Lees in het e-book verder hoe je de voorbespreking voert met aanvullende tips.

  • Verbind een duidelijke termijn waarbinnen het functioneren moet worden verbeterd. Doorgaans is dit drie tot maximaal zes maanden. Bepaal gezamenlijk momenten waarop je het functioneren kort en krachtig met elkaar bespreekt (liefst iedere week, anders om de week). Houd je aan de gemaakte afspraken zodat de slecht functionerende werknemer niet achteraf kan zeggen dat je hem niet serieus hebt genomen.

Er zijn tenminste drie belangrijke momenten die je samen met je werknemer inplant:

1. De formele opstart van het verbetertraject (binnen anderhalve week).
2. De tussentijdse evaluatie (halverwege het verbetertraject).
3. De eindevaluatie (aan het einde van het verbetertraject).

Laat de boodschap even op de medewerker inwerken en schors eventueel het gesprek. Sommige werknemers hebben even tijd nodig om zich te herpakken en tot bezinning te komen. Dit komt goed van pas bij het volgende punt.

Polsen bereidheid bij slecht functioneren van een werknemer

Je polst de slecht functionerende werknemer voor de eerste keer naar zijn bereidheid om het verbetertraject gezamenlijk op te pakken. Jij als werkgever moet hier tijd en energie insteken. Je mag van de werknemer op voorhand verwachten dat hij dit ook doet. Vraag of hij 100% gemotiveerd is om het verbetertraject aan te gaan en of hij er vertrouwen in heeft dat hij dit positief zal afronden.

Maar wees voorzichtig: als je werknemer de indruk geeft dat je aanstuurt op een (snel) vertrek, dan ervaart dit als wantrouwen. Neem dit gevoel bij de werknemer weg. Benadruk dat je deze vraag voor de volledigheid moet stellen. Je bent positief gestemd dat de werknemer er voor wil gaan. Dus geen wantrouwen, maar vertrouwen!

Slecht functionerende werknemer heeft geen trek in verbetertraject

Het komt regelmatig voor dat de werknemer zo’n traject niet ziet zitten. Hij heeft geen zin om maanden lang op ‘eieren te lopen’ en gooit liever op voorhand de handdoek in de ring.

  • Wil je een slecht functionerende werknemer overtuigen dat demotie (een stapje terug) beter voor hem is? Vertel hem dat hij nu in ieder geval verzekerd is van een functie als hij nu vrijwillig instemt met jouw voorstel. Die garantie heeft hij niet als het verbetertraject in een later stadium maanden wordt afgerond. Misschien heeft hij dan over drie maanden geen baan meer. Deze zekerheid kan net het zetje in de goede richting geven.
  • Bevestig in dat geval zijn keuze allereerst schriftelijk. Doe dit met hulp van deze voorbeeldbrief. Vervolgens bevestigd je separaat de concrete afspraken over de vrijwillige demotie.

Ook kan het zijn dat de slefht functionerende werknemer niets van een verbetertraject wil weten. Hij vindt dat hij goed presteert. Waarom zou hij mee moeten werken aan een verbetertraject? Lees de FAQ's en bevestig met hulp van deze voorbeeldbrief dat de werknemer af wil zien van een verbetertraject en dat je anders adviseert. Als de werknemer voet bij stuk houdt, sta je sterk als het aankomt op ontslag.

  • Adviseer de werknemer in dat geval eerst juridisch advies in te laten winnen voordat hij besluit het aanbod van de hand te wijzen.

Werknemer gaat er voor...

Kiest de werknemer voor een verbetertraject? Maak dan meteen een schriftelijk verslag met daarin een samenvatting van het gesprek, de tekortkomingen en de verbeterpunten en de gemaakte afspraken (tot nu toe). Leg dit vast in het gespreksverslag voorbespreking verbetertraject.

Start formeel verbetertraject

Het tweede gesprek vindt minimaal een week en liefst binnen anderhalve week plaats na afloop van het eerste gesprek. Van belang is dat de slecht functionerende werknemer heeft kunnen nadenken over het eerste gesprek en bewust de afweging heeft gemaakt om al dan niet te beginnen aan het traject. Je informeert allereerst bij de medewerker of hij alle informatie heeft begrepen en of zijn standpunt om deel te nemen aan het traject onveranderd is.  

Je stelt in ieder geval tenminste het volgende vast in het tweede gesprek:

  • de probleemstelling (waarom is het disfunctioneren een probleem);
  • de verbeterpunten (waar kan de werknemer zich in verbeteren, SMART formuleren);
  • een concreet en realistisch einddoel (tenminste aan deze voorwaarden moet worden voldaan voor positieve beoordeling);
  • de ondersteuning en begeleiding (welke hulp krijgt hij);
  • de exacte duur van het verbetertraject (tussen de drie en zes maanden);
  • de regelmatige begeleidingsmomenten van het functioneren (liefst wekelijks);
  • de evaluatiemomenten (sowieso minimaal één tussentijdse evaluatie en een eindevaluatie);
  • de aanwezige gesprekspartners (dit kan bijvoorbeeld de leidinggevende zijn maar ook een specialist die je hierbij helpt);
  • de consequenties bij een positieve en negatieve uitkomst van het verbetertraject.

Leg al deze afspraken schriftelijk vast in een gespreksverslag opstart verbetertraject. Verkijk je niet op de belangrijkheid van dit document. Hier staan alle gemaakte afspraken in vermeld en is straks van cruciaal belang bij een eventuele rechtszaak. Maak je geen goede afspraken of zijn deze onduidelijk? Grote kans dat de kantonrechter de arbeidsovereenkomst dan niet ontbindt.

Verbeterpunten formuleren

Dit onderdeel verdient bijzondere aandacht. Vaak gaat het hier fout. Een verbeterpunt als “zorgvuldiger werken” is op zich zelf te vaag. Probeer zo concreet mogelijk aan te geven bij welke handelingen de werknemer te onzorgvuldig was. Geef ook aan hoe hij dit in de toekomst precies moet aanpakken. Houdt het zo praktisch mogelijk en formuleer de verbeterdoelstellingen SMART (specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden).

Kies je voor een specialist bij slecht functioneren van een werknemer? Hij maakt samen met jou een juridisch onderbouwd verbeterplan. Je ontvangt tevens een set aan competenties met gedragsvoorbeelden en ontwikkelpunten die je helpen om het verbetertraject succesvol af te ronden.

Samen aan de slag

Vervolgens ga je samen met de slecht functionerende werknemer aan de slag en heb je liefst één keer per week een bespreekmoment met je werknemer. Houd hierbij een vaste agenda aan en bevestig de belangrijkste bevindingen en alle afspraken per mail. Er kunnen zich tijdens het verbetertraject bijzondere situaties voordoen. In de FAQ's en in de tip & trucs uit het e-book lees je hier meer over.

  • Het komt wel eens voor dat een werkgever het verbetertraject vroegtijdig afbreekt, omdat hij te weinig verbetering merkt. Zonde! Je voldoet dan niet aan de strenge toetsingseisen om de arbeidsovereenkomst te laten ontbinden. Je hebt aan de werknemer een belofte gedaan dat hij een bepaalde periode had waarin hij zich kon verbeteren. Alleen als er echt sterk bewijs is dat hij zijn best niet doet (de juridische term is 'nalaten') en het traject niet serieus neemt, kan dat een reden zijn om het traject voortijdig af te breken. Overleg altijd vooraf met een specialist.
  • Ziet de werknemer zelf het traject niet meer zitten? Laat hem dan een verklaring opstellen die hij duidelijk voorziet van zijn reden. Zorg er voor dat hij dit niet onder dwang opstelt of dat hij dit zo ervaart. Wees uiterst voorzichtig met een vaststellingsovereenkomst omdat de twee weken wettelijke bedenkperiode van toepassing is (of zelfs drie weken als je hem hierover niet informeert). Mocht de werknemer alsnog terugkomen op zijn besluit, dan continueer je het verbetertraject.
verbetertraject

De evaluaties

Je bereidt je extra goed voor op de evaluaties. Dit zijn belangrijke momenten die een eventueel ontslag maken of breken. Observeer het functioneren van de slecht functionerende werknemer minstens een paar keer per week. Je weet dus waar je over praat.

Het komt nu aan op een goede opbouw van het dossier. Dossieropbouw bij een verbetertraject is een schriftelijke vastlegging van alles wat je nodig hebt om tot een eventueel toekomstig ontslag te komen. Je bent je in ieder geval aan het voorbereiden op een ontslag door schriftelijke (bewijs) stukken te verzamelen.

Pols ook de leidinggevende en/of collega’s of er een verbetering in het functioneren van de medewerker merkbaar is. In het gesprek met de medewerker noem je uiteraard geen namen van je bronnen en houd je het zo algemeen mogelijk. Je gebuikt de uitkomsten meer in algemene vorm om de beeldvorming over het functioneren te versterken.

Tussentijdse evaluatie

Bij de tussentijdse evaluatie volg je per verbeterpunt de voortgang. Ook maak je eventueel nog aanvullende afspraken over bijstelling, extra ondersteuning of begeleiding. Je bevestigt de evaluatie altijd schriftelijk. Gebruik het gespreksverslag tussentijdse evaluatie.

Eindevaluatie

In de eindevaluatie wordt de balans opgemaakt over het gehele verbetertraject. Je legt deze uitkomsten vast in het gespreksverslag eindevaluatie.

Als de resultaten positief zijn, dan wordt het traject formeel schriftelijk afgesloten. Verdere gesprekken verlopen via het reguliere overleggen (werkoverleg, functioneringsgesprek en/of het beoordelingsgesprek). Het stappenplan eindigt dan hier. Je stuurt de medewerker ter bevestiging nog een brief positieve uitkomst verbetertraject.

Maar als er een negatief eindoordeel is dan bepaal je de uiteindelijke consequentie zoals deze is besproken en schriftelijk is vastgelegd in het opstart van het verbetertraject.

  • Het is verstandig om voorafgaand aan de eindevaluatie advies in te winnen bij een specialist of een dossier voldoende is voor eventueel ontslag.

​Vragen?

Heb je een vraag​ over een verbetertraject? ​Neem ​contact met ons op of ​raadpleeg onze veel gestelde vragen pagina.

Hulp nodig?

Heb je een slecht functionerende werknemer?

Goede dossiervorming in verbetertraject is van cruciaal belang als je afscheid wilt nemen van een slecht functionerende werknemer. Werkt hij niet mee aan ontslag? Dan moet je over een volledig ontslagdossier inclusief (gespreks) verslagen beschikken bij de kantonrechter. Dit kost jou de nodige tijd en negatieve energie. Geen goed dossier? Dan geen (betaalbaar) ontslag en de transitievergoeding loopt alleen maar verder op.

De Personeelsman helpt je met dossieropbouw een betaalbaar ontslag te realiseren. Wij maken een quick scan van mogelijkheden (bijv. klachten van klanten) en stellen bijvoorbeeld gespreksverslagen voor je op of controleren deze. Ook kunnen we het gesprek vooraf samen voorbereiden of desgewenst samen voeren. De Personeelsman zorgt dan voor de vastlegging en hebt er verder geen omkijken naar.

dossieropbouw

Judith van Wijck Jurriaanse

Rob van Dongen

Slecht functioneren van een werknemer?

Het gesprek is zonder verplichtingen en geeft snel inzicht in je mogelijkheden

Slecht functionerende werknemer? Stappenplan verbetertraject bij slecht functioneren van een werknemer / bijgewerkt op 10 februari 2018