Als werkgever leg je de gegevens van individuele medewerkers vast. Dit doe je in het personeelsdossier. In de Algemene verordening gegevensbescherming (kortaf de AVG, ofwel de privacywet) staan voorwaarden waar een personeelsdossier aan moet voldoen. De gratis AVG checklist personeelsdossier en bewaartermijnen is een handig hulpmiddel. Je krijgt daarbij ook de belangrijkste tips voor het beheren van een dossier. Na het lezen van dit artikel weet je wat je wel en vooral niet opneemt in een personeelsdossier en hoe lang je de gegevens kunt bewaren.
Samenvatting personeelsdossier en bewaartermijnen in AVG
Je bent als werkgever verantwoordelijk voor de juistheid van de gegevens in het personeelsdossier. Zo mag je niet meer gegevens in het personeelsdossier vastleggen dan nodig is. Deze gegevens moeten relevant zijn.
Je behoort je werknemers te informeren over:
- welke gegevens je verzamelt (bijv. specifieke persoonsgegevens zoals naam, e-mail, opleidingsniveau, gesboortdatum, geslacht etc.)
- voor welke doeleinden (bijv. contact met een medewerker te leggen en te onderhouden);
- en op basis van welke rechtsgrond (bijv. het verzamelen van persoonsgegevens om uitvoering te kunnen geven aan de arbeidsovereenkomst).
Hierbij wijs je werknemers op het recht van bezwaar bij de verwerking van gegevens.
De AVG vermeldt geen concrete bewaartermijn voor het bewaren van werknemersgegevens. Het geeft wel een richtlijn. Je mag gegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor deze gegevens zijn verkregen. Dat geeft je een behoorlijke vrijheid. Je bepaalt dus zelf hoe lang je persoonsgegevens bewaart. In het algemeen geldt een richtlijn van twee jaar na beëindiging van het dienstverband.
Afwijken van de twee jaar termijn mag. Je moet dan altijd onderbouwen waarom je voor een specifieke bewaartermijn hebt gekozen. Het bewaren van gegevens moet dus uitlegbaar zijn. Je mag geen onderscheid maken tussen (groepen) werknemers.
Werknemers moeten de mogelijkheid krijgen hun gegevens in te zien. Dit geldt in principe voor het gehele personeelsdossier. Een werknemer kan ook gegevens (laten) rectificeren, beperken of verwijderen. Het spreekt voor zich dat je het personeelsdossier goed beveiligd.
Lees meer over wat privacy en de AVG betekent voor jou als werkgever.
Download de gratis AVG checklist personeelsdossier en bewaartermijnen
Deze AVG checklist personeelsdossier van 2 pagina’s geeft je snel een compleet overzicht van bewaartermijnen. De AVG checklist is volledig geactualiseerd aan de huidige privacywetgeving.
Personeelsdossier en bewaartermijnen
Hieronder vind je een globale indeling van een personeelsdossier en bewaartermijnen. Dit is een ingekort overzicht. Download dan de gratis AVG checklist personeelsdossier en bewaartermijnen hierboven voor een volledig overzicht.
Meer weten? Lees dan het artikel over de inhoud van een personeelsdossier.
Sollicitatiegegevens
- Sollicitatiebrief, sollicitatieformulier, curriculum vitae (cv)
- Kopieën van diploma's
- Getuigschriften / referenties
- Psychologisch onderzoek, assessments etc.
- Correspondentie met de sollicitant
Loon- en pensioenadministratie
- loon, loonbelasting, sociale verzekeringsafdracht, loonstrookjes, overwerk, bonus, kosten, declaraties etc. Maar ook de arbeidsvoorwaarden over samenleving/partnerschap en eventuele afstandsverklaring woon-werkverkeer (7 jaar bewaarplicht);
- een loonbeslag (uiterlijk bewaren tot de opheffing van dit beslag);
- opgaaf gegevens voor loonheffing (voorheen: loonbelastingverklaring) (5 jaar bewaarplicht);
- pensioenadministratie (7 jaar bewaarplicht).
Maak duidelijke afspraken over de bewaarplicht als je de salarisadministratie hebt uitbesteed aan een extern bureau. Je blijft als werkgever verantwoordelijk.
Contracten & arbeidsvoorwaarden
- kopie aanstellingsbrief;
- arbeidsovereenkomst (incl. aanvullingen of wijzigingen daarop);
- eventueel non-concurrentiebeding, relatiebeding en geheimhoudingsbeding;
- functieomschrijving;
- salarisschaalindeling.
- het akkoord op de toepasselijkheid en wijzigingen van een personeelshandboek;
- documentatie over uitgeleende bedrijfsmiddelen. Denk aan een laptop, mobiele telefoon, werkkleding, beschermingsmiddelen, leaseauto etc.;
- pensioenregeling, bonusregeling etc.;
- toekenningen bijzonder verlof uit Wet arbeid en zorg zoals zwangerschaps-, ouderschaps- of zorgverlof.
Normaliter geldt een bewaarplicht van 2 jaar na het einde van het dienstverband.
Functioneren & ontwikkeling
- verslagen van beoordelings- en/of functioneringsgesprekken;
- persoonlijk ontwikkelingsplan (POP)
- Correspondentie over benoemingen, promotie/demotie en ontslag
- afspraken over loopbaan;
- gevolgde cursussen en opleidingen (met kopieën van certificaten/diploma's);
- actieplan en verbeterplan;
- correspondentie over slecht functioneren, waarschuwingen etc.
Normaliter geldt een bewaarplicht van 2 jaar na het einde van het dienstverband.
Ziekteverzuim
- Verslaglegging Wet Poortwachter. Denk aan correspondentie met de bedrijfsarts en het UWV over ziekteverzuim en re-integratie, (bijstelling) plan van aanpak, eerste jaarevaluatie etc.
- Eventuele informatie over functionele beperkingen van de werknemer en aanpassingen op de werkplek.
Je bewaart deze gegevens niet langer dan 2 jaar na afronding van de re-integratie. Dit tenzij het re-integratiedossier blijvende afspraken bevat. Of wanneer de kans groot is dat de medewerker wegens hetzelfde verzuim uitvalt. In dat geval bewaar je de informatie in een gesloten re-integratiedossier. Als de werkgever eigenrisicodrager is, geldt een bewaartermijn van 5 jaar.
Bewaar nooit medische gegevens in het personeelsdossier. Medische gegevens zoals huisartsverklaring horen thuis in het medische dossier van de bedrijfsarts. Ook al is deze vrijwillig door de medewerker aangeboden.
Diversen en bijzonderheden
- persoonlijke werkaantekeningen van leidinggevende;
- verslagen over probleemsituaties (inclusief financiële problemen);
- overige correspondentie met de werknemer;
- Arbo gerelateerde zaken en aansprakelijkheden. In het Arbeidsomstandighedenbesluit worden verschillende bewaartermijnen genoemd. Neem bijvoorbeeld kankerverwekkende stoffen en processen. Deze informatie moet je minimaal veertig jaar na blootstelling bewaren.
Normaliter geldt een bewaarplicht van 2 jaar na het einde van het dienstverband.
Tips bij personeelsdossier en bewaartermijnen
Wat neem je niet op in het personeelsdossier?
Het is volgens de AVG uitdrukkelijk verboden om informatie in het personeelsdossier op te nemen over iemands:
- ras of etnische afkomst;
- religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen;
- politieke opvattingen;
- lidmaatschap van een vakbond;
- genetische gegevens;
- biometrische gegevens met het oog op de unieke identificatie van de werknemer. Dit tenzij dit noodzakelijk is voor authenticatie of beveiligingsdoeleinden;
- seksueel gedrag of seksuele gerichtheid;
- lichamelijk en geestelijke gezondheid. Dit tenzij bedoeld voor een goede uitvoering van wettelijke voorschriften (Wet Poortwachter). Of voor pensioenregelingen of cao's die voorzien in aanspraken die afhankelijk zijn van de gezondheidstoestand,. re-integratie of begeleiding van de werknemer;
- strafblad, tenzij dit in overeenstemming is met artikel 27 van de WOR.
Lees meer over personeelsdossier en de AVG.
Voor een volledig overzicht download de gratis AVG checklist personeelsdossier en bewaartermijnen. Heb je vragen over het aanmaken van een personeelsdossier of over de privacywetgeving? Neem vrijblijvend contact met ons op. We helpen je graag verder hoe je jouw risico's op een boete minimaliseert.
avg checklist personeelsdossier en bewaartermijnen / 1 oktober 2019
Download de gratis AVG checklist personeelsdossier
Download de privacyverklaring voor medewerkers
Neem vrijblijvend contact op voor gratis advies