De checklist dossieropbouw geeft je inzicht wat je allemaal moet vastleggen om je doel (een positieve verandering bij de werknemer in zijn functioneren of gedrag en anders ontslag) te bereiken.
Deze checklist dossieropbouw is gemaakt om je te wapenen tegen het worst case scenario: een ontbinding via de kantonrechter (al dan niet in hoger beroep).
In het ontslagrecht is het van cruciaal belang dat je beschikt over een goed opgebouwd ontslagdossier. Maar hoe doe je dat? En wat moet je in een ontslagdossier opnemen om de toets van de kantonrechter te kunnen doorstaan? Is je ontslagdossier niet compleet of niet goed opgebouwd? Dan zal de kantonrechter de arbeidsovereenkomst niet ontbinden.
Dit betekent dat de werknemer bij jou in dienst blijft en is de arbeidsrelatie waarschijnlijk (nog verder) verstoord. Probeer dan nog maar eens op een betaalbare manier afscheid te nemen van de werknemer die 'niets' meer te verliezen heeft. Je betaalt dan waarschijnlijk een flink hogere ontslagvergoeding dan de wettelijke transitievergoeding.
Checklist dossieropbouw
In deze checklist dossieropbouw vind je 15 tips om snel te starten met een gedegen opbouw van een dossier om je doel (zorgen voor een positieve verandering in het functioneren of anders ontslag) te bereiken.
1. De basis van een goed dossier
Een kantonrechter toetst allereerst of onderstaande zaken in het dossier zijn opgenomen. Voldoe je hier niet aan, dan neemt hij de zaak waarschijnlijk niet in behandeling.
- Een actuele functiebeschrijving
- Een overzicht van recente scholing (i.v.m. de scholingsplicht)
- Gespreksverslagen waarin je de werknemer wijst op zijn handelen, eventuele oplossingen aandraagt en de werknemer waarschuwt voor ontslag
Deze checklist dossieropbouw beperkt zich tot algemene dossieropbouw. Voor iedere ontslagreden (zoals bij disfunctioneren, verstoorde arbeidsrelatie etc.) gelden aanvullende eisen die terug te vinden zijn in de stappenplannen en e-books.
2. Zet alles op papier
In een ontbindingsprocedure gaat het er om wat je kunt bewijzen. Leg daarom alles in mails (kun je printen) of op papier (kun je scannen) vast. Mondelinge afspraken gelden niet. Veel werkgevers denken dat het niet zo'n vaart zal lopen en vertrouwen op een goede afloop. Dit is ook precies de reden waarom bijna driekwart van de ontbindingsverzoeken wordt afgewezen. Leg daarom alles (gespreksverslagen, klachten, beoordelingen etc). op papier vast.
3. Houdt het objectief
Dossiervorming doe je zo objectief mogelijk waarbij je je rekening houdt met feiten, omstandigheden en bewijs. Overdrijf je of kun je iets niet bewijzen? De advocaat van de tegenpartij maakt gehakt van jouw verzoekschrift. Neem als stelregel: liever 4 goed dan 10 half onderbouwde feiten. Het gaat niet om de kwantiteit maar om de kwaliteit. Zorg ook voor een gedetailleerde vaslegging zoals data, voor- en achternamen, functiebenamingen, jaartallen etc.
4. Voer functioneringsgesprekken
Je kunt niet zo maar 'vanuit het niets' een werknemer ontslaan of een verbetertraject opstarten. Hier moet iets aan vooraf zijn gegaan. Dit doe je in een functioneringsgesprek. Je geeft aan hoe de werknemer op dit moment functioneert en specifiek waar je niet (helemaal) tevreden over bent. Benoem ook positieve kanten in het functioneren (zie punten 7 en 8 van deze checklijst dossieropbouw). Leg de constatering (het mindere functioneren) in ieder geval vast en draag oplossingen aan om zijn functioneren te verbeteren. Hoe je dit doet lees je in het e-book @.
5. Leg scholingsactiviteiten schriftelijk vast
In de wet is opgenomen dat je werknemers voldoende moet scholen zodat zij hun huidige functie kunnen uitoefenen voor zover dat van jou als werkgever kan worden verlangd. Dit geldt ook voor het voortzetten van de arbeidsovereenkomst. Leg daarom scholingsactiviteiten vast op papier, bij voorkeur in een opleidingsovereenkomst@. Lees meer over de scholingsplicht.
6. Informeer medewerkers bij slecht nieuws
Bij een bedrijfseconomisch ontslag is het belangrijk dat je medewerkers voortijdig informeert over de financiële resultaten. Je hoeft in dat stadium geen financiële cijfers te overleggen. Informeer ze bijvoorbeeld in de werkoverleggen of in een personeelsbijeenkomst. Stuur daarna een mail met daarin kort de boodschap in klare taal (het gaat niet goed met het bedrijf en als we niets doen betekent dit dat onze problemen groter worden, ingrijpen is noodzakelijk).
7. Niet alleen de negatieve aspecten benoemen
Kijk uit dat je niet alleen negatieve zaken benoemd en niet stil hebt gestaan bij positieve aspecten (al zijn ze op een hand te tellen). Het dossier moet niet overkomen dat de werknemer niets goed doet. Het lijkt er dan wellicht op dat je de werknemer wilt wegpesten. En dat is niet de bedoeling. Blijf dus constructief en positief kritisch.
8. Kijk uit voor contra-indicaties
Prijs de werknemer niet bij het eerste de beste succesje meteen de hemel in, zeker niet op papier. Let bijvoorbeeld ook op bij afsluitende beoordelingsverslagen met 'algemene afsluiters' als "Bedankt voor je inzet en je loyaliteit dit jaar. Ook bonussen zijn uit den boze als de werknemer hier geen aanspraak op maakt. Bij een winstuitkering of groepsbonus (onderling resultaat van een filiaal) kun je dit enigszins verklaren. Maak in dat geval een brief op maat.
9. Vaste formats
Leg afspraken en maatregelen zo eenduidig mogelijk vast. Gebruik hiervoor vaste formats, bijvoorbeeld voor het uitdelen van een waarschuwing, het vastleggen van gespreksonderwerpen in een functioneringsgesprek of voor het maken van afspraken in een verbetertraject. Op deze website zijn verschillende formats te downloaden. Mis je een format? Laat het ons weten.
10. Breng slecht nieuws tijdig
Wacht niet te lang met het brengen van slecht nieuws. In het kader van disfunctioneren mag je de werknemer niet overvallen met de boodschap dat je hem wilt ontslaan. Je staat dan 1-0 achter omdat je niet met de juiste intenties lijkt te handelen. Deze perceptie kan tegen je werken als de werknemer dit vervolgens tegen je gebruikt in een verbetertraject of in de ontbindingsprocedure (je wilt toch van me af, ook als ik mijn werk goed doe).
11. Schrijf op wat je vindt van de medewerker
Veel leidinggevenden durven slecht nieuws niet te brengen bij onvoldoende functionerende medewerkers. Zij denken dat dit de arbeidsrelatie tussen werknemer en werkgever onder druk zet. Hierdoor lijkt het functioneren op papier vaak mee te vallen. Doe dit niet. Je kunt deze positieve insteek als een boomerang terug verwachten zodra jullie niet meer 'on speaking terms' zijn. Je hebt dan geen bewijs waar je op terug kunt vallen. Geef daarom concreet en met voorbeelden onderbouwd aan waarom iemand niet goed (genoeg) functioneert.
12. Let op de privacy
Als je een klacht krijgt van een klant, let er dan op dat je deze niet één op één doorzet. Beter is het om de klacht te bespreken met de medewerker en de klant te benoemen met inititialen (bijvoorbeeld A.) Je kunt bijvoorbeeld wel passages knippen en plakken uit de mail van de klant zonder dat precies te herleiden is wie het precies betreft. Let er wel op dat je objectief blijft en dat je de mails of brief wellicht in een lter stadium moet inbrengen bij de ontbindingsprocedure.
13. Ondertekening van een verslag
Bij voorkeur tekent de medewerker een verslag voor akkoord. Als hij dat weigert, dan kun je hem verzoeken om te tekenen voor ontvangst of voor gezien. Er zijn medewerkers die ook dat weigeren. Je stuurt in dat geval de brief aangetekend per post met ontvangstbevestiging voorzien van toelichting dat je het jammer vindt dat je op deze wijze met elkaar communiceert. Download de voorbeeldbrief. Stuur in ieder geval ook voor zover mogelijk alle correspondentie per mail aan de medewerker met een cc. aan jezelf.
14. Grijp niet te ver terug naar het verleden
Gegevens op papier verouderen in principe niet. Houdt er echter rekening mee dat je er niet altijd een beroep op kunt doen. denk bijvoorbeeld aan een onvoldoende beoordeling van vier jaar geleden en in de tussentijd geen andere beoordelingen of verbeteracties. Zorg voor een regelmatig opgebouwd dossier liefst met ieder jaar een functioneringsgesprek. Er is geen man overboord als dit door omstandigheden een jaar niet gelukt is.
15. Het is nooit te laat
Het is nooit te laat om met dossieropbouw te beginnen. Maar wacht niet te lang, bijvoorbeeld tot een beoordelingsgesprek. De gemiddelde werknemer zal op z'n minst denken waarom je daar nu pas mee komt in plaats van maanden eerder. Geef je de werknemer een onvoldoende op dit punt en maakt hij bezwaar? De kans is groot dat je dan bakzeil moet halen en komt de arbeidsrelatie niet ten goede. Realiseer je dat een goede opbouw tijd kost.
Conclusie
Met deze checklist dossieropbouw hoop ik je allereerst bewust te hebben gemaakt van het risico dat met een incompleet dossier het verzoek tot ontbinding door de rechter wordt afgewezen. In dat geval zegt de rechter "doe je huiswerk nog maar eens over" en je kunt al ganzebordend terug naar "start". Kortom, anders dan in het verleden kun je een slecht dossier niet meer afkopen met een hogere vergoeding, maar moet je de werknemer gewoon weer terugnemen (met alle gevolgen van dien).
Het tweede doel van deze checklist dossieropbouw is werkgevers bewust te maken dat het vormen van een dossier niet vanzelf gaat en dat een goede opbouw tijd kost. Met deze tips en het aanbod voor een gratis adviesgesprek sta je er niet alleen voor. Neem contact op en laat je verrassen door de mogelijkheden om een goed dossier op te bouwen zonder dat je dit heel veel tijd kost.
Vragen over of suggesties voor uitbreiding van deze checklist dossieropbouw zijn altijd welkom. Laat in dat geval rechtsonder op je scherm een bericht achter.