Wat is het verschil tussen dossiervorming en dossieropbouw
Er is een belangrijk onderscheid tussen dossiervorming en dossieropbouw. Je praat over dossiervorming als je belangrijke gebeurtenissen over het functioneren van een werknemer vastlegt. Dit helpt je om op een later moment terug te kijken wat er zich in het verleden heeft afgespeeld zonder daar al te veel discussie over te krijgen. Het is een soort logboek waarin zowel positieve als negatieve gebeurtenissen staan beschreven.
Bij dossieropbouw ligt de nadruk op schriftelijke vastlegging van gebeurtenissen of functioneren die aan een eventueel toekomstig ontslag ten grondslag liggen. Je bent je aan het voorbereiden op een ontslagzaak door schriftelijke (bewijs) stukken te verzamelen. Dit vergt een andere aanpak dan dossiervorming.
Waarom dossiervorming?
Vertrouwen op enkel herinneringen van mensen is niet verstandig. Zonder dossiervorming zou de lijn in iemands loopbaan incompleet zijn omdat leidinggevenden komen en gaan.
Dossiervorming heeft niet het primaire doel om tot ontslag te (kunnen) komen. Bij een jubileum of afscheid pakt de leidinggevende graag het dossier erbij om de belangrijke gebeurtenissen (zoals de carrière die iemand heeft doorgemaakt) nog eens fijn aan te stippen.
Echter, niet iedereen heeft een loopbaan waar alles op rolletjes loopt. Het vastleggen van negatieve beslissingen, zoals een teruggang in functie (demotie) of het mislopen van een promotie, behoeden je voor kapitale blunders.
Je moet er niet aan denken dat je een promotie aanbiedt aan een werknemer waarvan eerder is geconstateerd dat niet geschikt voor de functie was. De vorige leidinggevende was echter vergeten deze gebeurtenis op te nemen in het dossier.
Het is in ieder geval voor jou als werkgever van belang om belangrijke gebeurtenissen in de arbeidsrelatie zo objectief mogelijk vast te leggen en makkelijk terug te vinden (bijvoorbeeld in een papieren dossier of in een personeelsinformatiesysteem).
Wat leg je vast bij dossiervorming?
Het is voor jou als werkgever van belang om belangrijke gebeurtenissen in de arbeidsrelatie zo objectief mogelijk vast te leggen en makkelijk terug te vinden.
- loopbaanstappen van de werknemer (promotie maar ook teruggang in functie);
- gespreksverslagen zoals beoordelingsgesprekken en functioneringsgesprekken;
- scholingsafspraken;
- functiebeschrijvingen van uitgeoefende functie(s);
- overzichten ziekteverzuim en eventuele gespreksverslagen.
Conclusie
Dossiervorming dient dus niet slechts om tot ontslag te (kunnen) komen. Integendeel: een personeelsdossier dat alleen bestaat uit klachten en slechte beoordelingen is niet erg geloofwaardig voor een rechter. Beter is een dossier waarbij zowel positieve als negatieve aspecten aan de orde komen. Een goed opgebouwd dossier vergroot de kans op een succesvol ontslagtraject als de medewerker zijn functie niet langer goed uitvoert. Lees daar meer over in het artikel over dossieropbouw of raadpleeg de checklist voor een snelle start.