Stap 5. Opmaken van de eindafrekening
Bij het einde van het dienstverband stuur je de werknemer zijn laatste loonstrook toe. Na deze laatste loonstrook heb je in principe niets meer op elkaar te vorderen. Deze laatste loonstrook noem je ook wel de 'eindafrekening'.
Een korte toelichting:
- Loon en eventuele overuren
Normaliter staat op de eindafrekening het laatst verdiende loon over de periode waarin de werknemer heeft gewerkt. Als je nadrukkelijk hebt ingestemd met het maken van overuren, en 'tijd voor tijd' is niet mogelijk, dan behoor je deze uren uit te betalen.
- Vakantiegeld
Normaal betaal je in mei of juni het opgebouwde vakantiegeld (officieel 'vakantiebijslag '). Treedt jouw werknemer eerder uit dienst, dan is het op dat moment opgebouwde vakantiegeld direct opeisbaar. Je mag dan niet wachten tot de betaling in mei/juni, maar betaal je dit opgebouwde bedrag in de eindafrekening aan de vertrekkende werknemer.
- Reserveer iedere maand een bedrag voor vakantiegeld zodat je niet opeens een behoorlijk bedrag moet ophoesten als de werknemer eerder uit dienst treedt.
- Declaraties
Vraag naar openstaande declaraties en verwerk deze samen met de reiskostenvergoedingen op de eindafrekening.
- Eventuele ontslagvergoeding
Indien van toepassing betaal je de zelf afgesproken ontslagvergoeding of de door de kantonrechter of UWV bepaalde transitievergoeding uit bij de eindafrekening. Hoe je deze vergoeding berekent, welk maximum geldt en of er uitzonderingen zijn, lees je in “hoe werk de transitievergoeding”.
- Bonus, gratificatie, 13e maand en/of opties
Mogelijk heeft de werknemer recht op een deel van een (vaste) bonus, eindejaarsuitkering of een vaste dertiende maand. Heb je niets geregeld in een specifieke bonusregeling etc. over de uitdiensttreding van de werknemer? Dan behoor je deze over het gedeelte van het jaar dat de werknemer voor je gewerkt heeft (dus pro rato) te berekenen en uit te keren.
- Tip! Neem in je regelingen over bonus, eindejaarsuitkering etc. op dat een werknemer op een specifieke datum (bijvoorbeeld op 31 december) in dienst moet zijn om hier aanspraak op te mogen maken.
- Eventuele verrekening van openstaande vakantiedagen
Tijdens het dienstverband mag je in principe geen vakantiedagen uitbetalen. Bij het einde van het dienstverband ben je echter verplicht de nog openstaande vakantiedagen in geld uit te keren. Maak hier vooraf afspraken over (zie stap 1). Heeft de werknemer tijdens het dienstverband te veel vakantiedagen opgenomen, dan mag je die verrekenen met het loon.
- Eventuele verrekening niet ingeleverde of beschadigde bedrijfseigendommen
In stap 4 heb je afspraken gemaakt over de financiële gevolgen van de ontbrekende en beschadigde bedrijfseigendommen. Als je werknemer hiermee schriftelijk heeft ingestemd, dan mag je deze kosten bij de eindafrekening verrekenen.
- Eventuele schulden van de werknemer
Als je de werknemer te veel salaris hebt betaald of als je nog op een andere manier geld van hem tegoed hebt (bijvoorbeeld een voorschot op zijn loon/vakantiegeld, een studieschuld of een boete), dan mag je dit bij de eindafrekening verrekenen.
Uiteraard zijn dit opeisbare schulden die door de werknemer zijn erkend. Leg dit ook altijd schriftelijk vast in een schuldbekentenis en laat dit eveneens ondertekenen door je werknemer. Neem bij het afsluiten van de bekentenis op dat de hoofdsom van de lening plus openstaande rente geheel opeisbaar is bij het einde van het dienstverband en dat er na overleg met instemming van de werkgever eventueel in termijnen betaald mag worden.