De 12 belangrijkste vragen over personeelsdossier en privacywet

​In het personeelsdossier bewaar je alle actuele gegevens op basis waarvan je ​beslissingen over ​een werknemer kunt onderbouwen. Een veel voorkomende indeling van een personeelsdossier is de volgende:

​

• ​sollicitatiegegevens;
• ​persoonlijke gegevens;
• ​salaris- en pensioenadministratie;
• de arbeidsovereenkomst en arbeidsvoorwaardelijke aanvullingen;
• functioneren en ontwikkeling;
• ziekteverzuim;
• ​overige en bijzonderheden.

Volgens de AVG moet de informatie in het personeelsdossier -gelet op het doel waarvoor deze wordt verwerkt (het uitvoeren van de arbeidsovereenkomst)-  toereikend, ter zake dienend en niet bovenmatig zijn.

​Kortom:​ relevant, actueel en niet te veel.

​ ​Bewaar nooit gegevens over iemands gezondheid in het personeelsdossier.

Medische gegevens zoals de aard en oorzaak van de ziekte, een huisartsverklaring, horen thuis in het medische dossier van de bedrijfsarts. Ook al is de informatie ​vrijwillig verteld of aangeboden​.
​
Verder bewaar je ook alle in artikel 22 van de UAVG genoemde persoonsgegevens niet in het personeelsdossier zoals:

• ras of etnische afkomst​;
• politieke opvattingen​;
• religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen​;
• het lidmaatschap van een vakbond blijken;
• gegevens over iemands seksueel gedrag of seksuele gerichtheid.​
  

​Persoonlijke notities die te maken hebben met belastende informatie bij slecht functioneren, ​(dreigend) conflict, ziekte, verlof of ontslag.

​De Autoriteit ​Persoonsgegevens heeft de volgende lijst van onderwerpen opgesteld die je als werkgever mag vragen en mag vastleggen op het moment dat een werknemer zich ziekmeldt:

• het telefoonnummer en (verpleeg)adres;
• de vermoedelijke duur van het verzuim;
• de lopende afspraken en werkzaamheden;
• of de werknemer onder een van de vangnetbepalingen van de Ziektewet valt, maar niet onder wélke vangnetbepaling;
• of de ziekte verband houdt met een arbeidsongeval;
• of er sprake is van een (verkeers) ongeval waarbij een eventueel aansprakelijke derde betrokken is (in verband met eventuele regresmogelijkheden).
  

Andere gegevens mogen door de werkgever in principe niet gevraagd en verwerkt worden. Ook niet met toestemming van de werknemer, tenzij er sprake is van een zeer uitzonderlijke situatie (bijvoorbeeld als een werknemer ​epilepsie heeft ​en wie wat ​moet doen ​bij een aanval).

​Een werknemer kan volgens het recht op inzage een volledig overzicht opvragen van zijn personeelsdossier. Hij hoeft geen reden te geven voor dit verzoek. Als werkgever ben je verplicht dit te verstrekken (en anders een boete) en moet je bijvoorbeeld kunnen uitleggen waarom je deze informatie hebt verwerkt.

​​Een personeelsdossier bevat privacygevoelige informatie. Als deze informatie in verkeerde handen val​t, kan dit mogelijk leiden tot misbruik van die gegevens. Volgens de AVG moet je het personeelsdossier op een veilig afsluitbare plaats bewaren. De toegang tot het personeelsdossier beperk je zo veel als mogelijk​. Denk aan ​de leidinggevende of de afdeling personeelszaken.​

​Volgens de AVG moet je de werknemers informeren over welke gegevens je gebruikt en met welk doel. Ook ben je verplicht om informatie te geven over je identiteit (naam en adres van de organisatie) en of je de gegevens aan andere organisaties verstrekt, zoals een (salaris)administratiekantoor en de een arbodienst. Om aan deze informatieplicht te voldoen, kan de werkgever een privacyverklaring laten opstellen.

#Download een ​voorbeeld privacyverklaring 

​​Maak je gebruik van bijvoorbeeld een (salaris)administratiekantoor, assessmentbureau of een arbodeskundige? Dan kan het voorkomen dat je in een verwerkersovereenkomst concrete afspraken moet vastleggen. Bijvoorbeeld over hoe de verwerker met de persoonsgegevens om moet gaan.

​Bij een datalek gaat het om toegang tot of vernietiging, wijziging of vrijkomen van persoonsgegevens bij een organisatie zonder dat dit de bedoeling is van deze organisatie. Er zijn specifieke procedures over de meldplicht bij datalekken.

​Gebruikelijk is ​een bewaarplicht van 2 jaar na het einde van het dienstverband. Dit met uitzondering van de wettelijke bewaarplicht van:

• 5 jaar voor kopie ID bewijs en de opgaaf gegevens voor loonheffing (ook als deze zijn vervangen door nieuwe);
• 7 jaar voor de basisadministratie waaronder persoonlijke gegevens van de ex-werknemer (stamkaart), de datum van indiensttreding,  de salarisadministratie, de arbeidsvoorwaarden (aanvullende arbeids- en salarisafspraken en arbeidsvoorwaarden over samenleving/partnerschap) en een eventuele afstandsverklaring woon-werkverkeer.

Je hoeft niet alle gegevens uit het personeelsdossier te vernietigen. Zo kunt je de gegevens uit de actieve administratie te halen door deze bijvoorbeeld in een archief op te slaan. Je mag namelijk bepaalde persoonsgegevens bewaren voor historische, statistische of wetenschappelijke doeleinden. Uiteraard moeten deze archieven veilig worden beheerd. Heb je de gegevens niet (of niet meer) nodig voor archiefdoeleinden, dan moet je ze vernietigen.