Het is goed mogelijk dat één van je werknemers een paar weken of hooguit een paar maanden slecht functioneert. Dat is menselijk. Immers, mensen maken fouten. Maar wat als een werknemer een langere tijd niet goed functioneert? Dat betekent dat hij geruime tijd zijn werk niet naar behoren uitvoert of dat hij het niveau van het werk niet meer aan kan. Hij krijgt een slechte beoordeling. Niet alleen van jou als werkgever, maar ook van zijn collega's en de klanten.
Slechte beoordeling
Een slechte beoordeling geven aan je werknemer is niet leuk, maar echter wel noodzakelijk. Daarover later meer. Momenten om een slechte beoordeling te geven zijn in een functioneringsgesprek of in een beoordelingsgesprek. Dit zijn formele gespreksmomenten waar het gepast is om te praten over het functioneren van de werknemer.
Je werknemer een slechte beoordeling geven na een klacht van een klant, is niet het juiste moment. Je maakt eerst met de werknemer een afspraak zodat hij zich niet overvallen voelt.
Realiseer je dat een slechte beoordeling stress en spanningen bij een werknemer oproepen als je de boodschap niet goed brengt. Ga je hieraan voorbij dan is de kans groot dat een werknemer uiteindelijk niets doet met jouw woorden. Hij gooit zijn kont (verder) in de krib of erger, hij meldt zich ziek. Probeer dit te voorkomen door de werknemer positieve feedback te geven. Hoe je dit doet, lees je in het e-book lastige gesprekken met werknemers.
Wat doet een slechte beoordeling met een medewerker
Niet iedere werknemer zal akkoord gaan met een slechte beoordeling. Dat merk je al snel tijdens het gesprek, tenzij de werknemer lichterlijk in shock verkeerd en niets zegt en alleen maar knikt. Dit kan een manier zijn voor de medewerker om slecht nieuws te verwerken. Vaak is het omgekeerd. Een werknemer kan zijn emoties niet bedwingen en komt in een emotionele rollercoaster. Je leest meer over de 5 fasen van het verwerken van goed nieuws in het e-book.
Als jullie beide een (totaal) ander beeld over het functioneren hebben, dan is het zaak om goed duidelijk te hebben wat jij als leidinggevende verstaat onder goed functioneren. Dit maak je duidelijk met concrete voorbeelden. Je bereid je goed voor op het gesprek. Je hebt voor jezelf al ongeveer uitgedacht hoe het gesprek gaat verlopen, wat je uiteindelijke doel van het gesprek is en wat je uiteindelijk wilt afspreken met de werknemer.
Het is belangrijk dat je ervoor zorgt dat je alle beoordelingen (dus ook de slechte beoordelingen) in het dossier van de werknemer opneemt. Dit betekent dat je een beoordelingsformulier invult, kort toelicht op welke punten de werknemer onder de maat scoort en welke afspraken je maakt om zijn functioneren te verbeteren. Dossieropbouw is essentieel als je afscheid wilt nemen van een werknemer.
Komt de slechte beordeling als een verrassing?
Heb je de werknemer niet eerder aangesproken op zijn functioneren (bijvoorbeeld in een werkoverleg of in een feedback gesprek), gebruik dan het beoordelingsgesprek om de medewerker te confronteren met zijn mindere functioneren.
Je geeft de medewerker over het hele beoordelingsjaar een 'voldoende'. Je vermeldt op het formulier of in het verslag dat het functioneren over de laatste maanden achteruit is gegaan. Over het hele beoordeligsjaar is het functioneren nog (net) voldoende. Je benadrukt dat je niet wilt dat deze medewerker door de ondergrens zakt.
De werknemer is het niet eens met de slechte beoordeling
Is de werknemer het niet eens met de beoordeling? Dan is de kans groot dat hij het formulier niet wil ondertekenen. Vraag in ieder geval of hij het beoordelingsformulier voor gezien wilt tekenen. Doet hij dit niet, vraag dan om de reden. Leg hem uit dat voor gezien tekenen niet het zelfde is als voor akkoord tekenen. Het is een soort ontvangstbewijs.
Wil de medewerker alsnog niet voor gezien tekenen, dan zit er niets anders op om de beoordeling per aangetekende post te versturen en een kopie van de brief samen met het ontvangstbewijs in zijn dossier te bewaren.
Ziekmelding na slechte beoordeling
Een slechte beoordeling kan voor een werknemer de spreekwoordelijke druppel betekenen. Na maandenlange onzekerheid heb je hem net verteld dat hij een slechte beoordeling krijgt. Hij voelt zich psychisch niet in staat om te komen werken en meldt zich de dag na het beoordelingsgesprek ziek. Een onwenselijke situatie voor werkgever en voor werknemer die moet worden opgelost.
Slechte beoordeling en ontslag
Een slechte beoordeling is in ieder geval een (formeel) signaal dat je niet tevreden bent over het functioneren van de werknemer. Het is nog geen reden voor ontslag. Ook niet als je twee of drie slechte beoordelingen hebt afgegeven aan de medewerker.
Een slechte beoordeling is wel noodzakelijk als je er geen vertrouwen in hebt dat het wel goed komt met zijn functioneren. Het advies is om in dat geval kort na de slechte beoordeling een verbetertraject op te starten. Dit is noodzakelijk om een medewerker te kunnen ontslaan als hij niet zelf uit eigen initiatief ontslag neemt of als hij niet de arbeidsovereenkomst met wederzijds goedvinden wil beëindigen (met recht op WW).
Een jaar lang verder aanmodderen - tot de volgende beoordeling - is geen optie. Dit kost je mogelijk klanten en omzet naast het gemor van collega's die wel het beste uit zichzelf willen halen. Je kunt beter daar je positieve energie op richten in plaats van dag in dag uit negatieve energie krijgen van de slecht functionerende medewerker. Het is tijd voor actie! De Personeelsman helpt je met e-books en heeft specialisten klaar staan die je graag helpen om iets te doen met de slechte beoordeling van de werknemer.
Hulp nodig bij een verbetertraject?
Een verbetertraject is van cruciaal belang als je afscheid wilt nemen van een werknemer die onvoldoende functioneert. Werkt hij niet mee aan ontslag? Dan moet je over een volledig ontslagdossier inclusief (gespreks) verslagen beschikken bij de kantonrechter. Dit kost jou de nodige tijd en negatieve energie. Geen goed verbetertraject? Dan geen (betaalbaar) ontslag en de transitievergoeding loopt alleen maar verder op.
De Personeelsman helpt je om een betaalbaar ontslag te realiseren. Wij maken een quick scan van mogelijkheden (bijv. klachten van klanten) en stellen bijvoorbeeld gespreksverslagen voor je op of controleren deze. Ook kunnen we het gesprek vooraf samen voorbereiden of desgewenst samen voeren. De Personeelsman zorgt dan voor de vastlegging en hebt er verder geen omkijken naar.
Judith van Wijck Jurriaanse
Rob van Dongen
Het gesprek is zonder verplichtingen en geeft snel inzicht in je mogelijkheden