Een keer te laat komen kan natuurlijk gebeuren, een tweede keer ook, maar als dit aanhoudt, moet je een werknemer zeker aanspreken op zijn gedrag. Andere voorbeelden voor een officiële waarschuwing zijn:
- Niet komen opdagen op het werk, te lange pauzes nemen of te vroeg vertrekken.
- Klachten van klanten.
- Het werk onzorgvuldig uitvoeren en regelmatig ernstige fouten maken.
- Zich niet aan de veiligheids- of bedrijfsregels houden.
- Roken op de werkplek.
- Niet netjes omgaan met bedrijfseigendommen.
- Zich ongepast gedragen, zoals collega's of klanten uitschelden.
Officiële waarschuwing: noodzakelijk om een medewerker te ontslaan
Wat als de werknemer niet luistert naar je instructies? Of nog erger, als een werknemer zich blijft misdragen en dit ernstigere vormen aanneemt? Dan moet je ingrijpen! De medewerker moet zijn gedrag verbeteren. En anders is het beter om afscheid van elkaar te nemen.
Een ontslag realiseren is vaak geen eenvoudige opgave. Dit ontslag moet goed onderbouwd zijn met meerdere officiële waarschuwingen. Je moet dus een dossier hebben opgebouwd.
Deze dossieropbouw moet ervoor zorgen dat de medewerker zich bewust wordt van zijn wangedrag. Je moet ook aantonen dat je hebt geprobeerd om de medewerker weer op het juiste pad te krijgen. De werknemer moet zich, net als zijn collega's, houden aan de normen van goed fatsoen (dus bijvoorbeeld geen andere collega's beledigen) of aan belangrijke regels binnen het bedrijf (bijvoorbeeld veiligheidsregels). Die regels zijn er niet voor niets.
Het geven van een officiële waarschuwing is bedoeld om de werknemer weer in het gareel te krijgen. Bij meerdere officiële waarschuwingen beschik je over een goed ontslagdossier. Meer daarover lees je in het stappenplan ontslag door wangedrag van de werknemer.
Stappenplan officiële waarschuwing voor werknemer
Hieronder lees je hoe je stap voor stap een officiële waarschuwing geeft. Maar dit is een samenvatting van het ruim 40 pagina's tellende e-book. Hierin lees je onder meer de volledige versie van dit stappenplan evenals een stappenplan om een ontslag in gang te zetten. Daarbij krijg je extra tips & trucs en 15 tools zoals voorbeeldbrieven, checklisten en formats.
Stap 1. Opstellen en uitdragen van regels (sanctiebeleid)
Het opstellen en uitdragen van regels bevordert een goede werksfeer. Werknemers weten dan waar ze aan toe zijn en wat er van hen wordt verwacht. Dit betekent dat je eerst regels maakt die je vervolgens zelf als werkgever of leidinggevende naleeft. Je hebt immers een voorbeeldfunctie.
Als iemand de regels overtreedt, moet je consequent handelen. Je mag dus bijvoorbeeld niet willekeurig handelen door bij de ene medewerker de regels soepeler toe te passen dan bij zijn collega. Ook mag je werknemers niet ontzien als ze zich schuldig hebben gemaakt aan het overtreden van de regels.
Komen ongewenste situaties binnen jouw bedrijf voor? Wil je de controle houden over je personeel en daarmee over je bedrijf? Dan is het goed om een sanctiebeleid te ontwikkelen dat past bij jouw bedrijf. Download de voorbeeldregeling sanctiebeleid. Vind je het lastig om te beoordelen welke sanctie je moet toepassen? Download de #interne richtlijn voor het sanctiebeleid#.
Tips
- Pas de tips toe uit het e-book lastige gesprekken voeren met werknemers. Wacht niet tot een beoordelings- of een functioneringsgesprek. De werknemer zal zich eerder aangevallen voelen als hij nooit commentaar heeft gehad en in een beoordelingsgesprek ineens wordt geconfronteerd met kritiek.
- Leg opgelegde sancties altijd schriftelijk vast en zorg daarmee voor een waterdichte dossieropbouw. Als de werknemer zijn wangedrag blijft continueren, dan is een goed onderbouwd dossier voldoende reden om hem te ontslaan.
- Ook de zwaarte van het vergrijp is belangrijk. Wees voorzichtig met het geven van ontslag op staande voet. Het kan soms beter zijn eerst een zware officiële waarschuwing te geven waarin je benadrukt dat bij herhaling ontslag op staande voet volgt.
- Beoordeel en sanctioneer gelijke situaties altijd gelijk en consequent, anders kan de werknemer de officiële waarschuwing (met succes) aanvechten. Dus gelijke monniken, gelijke kappen.
Stap 2. Het aanspreken van een medewerker
Het beste resultaat bereik je door de medewerker bij een lichte overtreding eerst even apart te nemen en hem aan te spreken op zijn handelen. Dit gesprek moet niet zwaar beladen zijn. Dus geen getuige erbij halen, geen formeel gespreksverslag, maar gewoon een gesprek van werkgever (of leidinggevende) tot medewerker waarin je hem feedback geeft.
Gebruik hiervoor de feedback gesprekstips uit het e-book of gebruik de checklist feedbackgesprekken. Hopelijk blijft het bij dit gesprek.
Plan in elk geval een vervolggesprek in, zodat de medewerker weet dat er op hem gelet wordt. Als de werknemer 'in de pas blijft lopen', is er wat betreft de dossieropbouw geen verdere actie nodig. Missie geslaagd.
Stap 3. Hoor en wederhoor bij nieuw incident
Maar als de medewerker zich ondanks jouw feedback niet positief verandert in zijn gedrag, dan moet je strenger optreden. Dan is het tijd voor een gesprek met hoor en wederhoor.
'Hoor en wederhoor' betekent dat als er een probleem is waar twee partijen bij betrokken zijn, beide de kans krijgen om hun kant van het verhaal te vertellen. Dit is belangrijk om ervoor te zorgen dat iedereen eerlijk behandeld wordt. Dus als iemand een klacht heeft over een ander, moet de ander kunnen zeggen wat hij of zij ervan vindt. Op deze manier heeft degene die de beslissing moet nemen, alle informatie om te bepalen wat juist is.
Ook voor dit gesprek zijn er tips & trucs terug te vinden in het e-book lastige gesprekken voeren. Gebruik het #voorbeeldformulier# dat je helpt bij het voeren van een hoor en wederhoor en bij het maken van een gespreksverslag. In dit format leg je ook vast welke soort waarschuwing de medewerker krijgt. Welke dit zijn, lees je hieronder in stap 4.
Stap 4. Kies de juiste waarschuwing
Duidelijk is dat er sprake is van wangedrag of een wanprestatie van je werknemer. Hij heeft de regels niet gevolgd of zich niet als een goede werknemer gedragen en je hebt hier bewijs voor. In alle gevallen spreek je de werknemer mondeling aan in een correctiegesprek.
Bij voldoende bewijs kun je overgaan tot het geven van een passende sanctie. Daarbij kun je denken aan:
Mondelinge waarschuwing
Je hebt de medewerker in stap 2 al aangesproken op zijn gedrag. Het lijkt erop dat hij hier niet van heeft geleerd. Het is nu tijd om je wat formeler op te stellen als leidinggevende of werkgever.
Geef een mondelinge terechtwijzing waarschuwing bij een lichte overtreding, zoals te laat komen, ongepast taalgebruik, het vergeten van kleine taken en het niet naleven van de kledingvoorschriften. Bevestig deze mondelinge waarschuwing ook schriftelijk aan de medewerker om het in het dossier op te nemen. Zo houd je het minder zwaar dan een officiële waarschuwing.
Juridisch gezien is er weinig verschil tussen een mondelinge en een officiële waarschuwing. Veel werkgevers geven daarom eerst een mondelinge waarschuwing met schriftelijke vastlegging. Als de werknemer zijn gedrag herhaalt, volgt een officiële waarschuwing.
Officiële waarschuwing
Geef een officiële waarschuwing bij een zware overtreding, zoals niet opdagen op het werk zonder geldige reden, herhaaldelijk deadlines missen, veiligheidsregels negeren of aanzienlijke fouten maken of nalatig zijn op het werk.
Informeer de medewerker dat een volgende overtreding gevolgen kan hebben voor zijn beoordeling en mogelijk zijn salarisverhoging, tenzij andere afspraken gelden, bijvoorbeeld vanuit de CAO.
Vindt er een binnen een jaar na de eerste officiële waarschuwing een nieuw incident plaats? Geef dan een nieuwe schriftelijke waarschuwing waarin je duidelijk maakt dat verdere overtredingen consequenties kunnen hebben voor zijn dienstverband.
Meestal is het na de derde of vierde officiële waarschuwing klaar voor de werknemer. Bij de derde officiële waarschuwing laat je weten dat dit zijn laatste kans is. Wijs hem ook op de gevolgen van ontslag voor zijn inkomen; bij een WW-uitkering gaat hij er 30% bruto op achteruit. Voorbeelden van een officiële waarschuwing vind je in de voordeelbundel.
Na een vierde officiële waarschuwing kun je vaak na overleg met een jurist overgaan tot ontslag. De reden is meestal verwijtbaar handelen, soms in combinatie met disfunctioneren of een verstoorde arbeidsrelatie.
- Bijzondere situaties tijdens het traject van de officiële waarschuwing, zoals het niet willen tekenen van gespreksverslagen, vind je terug in de veelgestelde vragen.
Officiële waarschuwing met ontslagdreiging
In gevallen waar je niet genoeg bewijs hebt of de ontslagreden niet dringend genoeg is voor ontslag op staande voet, kun je een zware officiële waarschuwing geven met de dreiging van ontslag op staande voet bij herhaling. Maak duidelijk dat je zijn gedrag absoluut niet tolereert en dat er grote kans bestaat dat hij bij een volgende ernstige overtreding ontslag op staande voet volgt.
Openbare berisping
Een openbare berisping kan dienen voor meer dan een officiële waarschuwing. Zorg dat je zeker bent van de feiten, bijvoorbeeld door een bekentenis.
Arbeidsvoorwaardelijke consequenties
Mogelijke gevolgen zijn functieverlaging, geen loonsverhoging, het schrappen van secundaire arbeidsvoorwaarden of het opleggen van een boete, mits dit is vastgelegd in de arbeidsovereenkomst of personeelsreglement en niet in strijd is met de cao.
De werknemer schorsen met of zonder behoud van loon
Dit is de zwaarste maatregel. Je hebt een gegronde reden nodig. Bevestig de schorsing altijd schriftelijk.
Het is belangrijk dat je bij een schorsing niet over één nacht ijs gaat. Je bent dus 100% zeker van je zaak. Je stelt allereerst een onderzoek in om te beoordelen of de reden gegrond is. De duur en zorgvuldigheid van het onderzoek is afhankelijk van de ernst van de situatie. Dit kan enkele dagen, maar in bijzondere gevallen (zoals fraude) ook enkele weken zijn.
Bevestig de schorsing of de non-actiefstelling altijd schriftelijk. Lees meer over het schorsen van werknemers (en hun mogelijke reactie hierop) in het e-book.
Houd rekening met persoonlijke omstandigheden
Bij een lichte overtreding begin je met een mondelinge waarschuwing. Bij een ernstige overtreding kan een schorsing of ontslag noodzakelijk zijn. Je let op de specifieke situatie van de werknemer, wat kan leiden tot een mildere of juist strengere aanpak.
Een mondelinge terechtwijzing is altijd beter dan gedrag negeren. Negeer je het, dan kan dat het beleid ondermijnen en keert het instrument zich tegen je. Voer het beleid voor officiële waarschuwingen strikt, maar blijf flexibel. Wijk je om persoonlijke redenen af van het beleid, onderbouw dit dan schriftelijk richting de werknemer.
Stap 5. Bevestig de sanctie
Schriftelijke vastlegging van alle belangrijke gebeurtenissen is cruciaal. Bij meerdere overtredingen bouw je een sterk dossier op. Combineer dit waar mogelijk met een andere ontslaggrond, zoals disfunctioneren of een verstoorde arbeidsverhouding. De checklist helpt bij het vastleggen van gesprekken. Gebruik de voorbeelden om de sanctie te bevestigen:
- voorbeeldbrief mondelinge waarschuwing
- voorbeeldbrief officiële waarschuwing
- voorbeeldbrief nieuwe (2e of 3e) officiële waarschuwing
- voorbeeldbrief laatste officiële waarschuwing
- voorbeeldbrief laatste waarschuwing met dreiging ontslag op staande voet
- voorbeeldbrief schorsing
- voorbeeldbrief non-actief
- #voorbeeldformulier gespreksverslag
- #voorbeeldformulier gespreksverslag met hoor en wederhoor
Neem in het sanctiebeleid op wat een werknemer kan doen als hij het niet eens is met de officiële waarschuwing.
Stap 6. Als niets helpt: ontslag aanvragen
Bij een vierde officiële waarschuwing binnen een jaar kun je het dienstverband waarschijnlijk beëindigen. Bij ernstige overtredingen kun je eerder ontslag aanvragen. Probeer altijd eerst een ontslag met wederzijds goedvinden te realiseren.
Is het niet mogelijk om een beëindigingsovereenkomst af te sluiten? Je bent dan genoodzaakt om een verzoek tot ontbinding bij de kantonrechter in te dienen met als reden verwijtbaar handelen of nalaten. Bij 100% zekerheid kun je ontslag op staande voet overwegen. Lees het e-book ontslag op staande voet en schakel altijd een jurist in voor advies.